The Experiences of Working in the Australian Government (P1.)

Hi các bạn,

Tầm 2 năm trước, mình có đọc 1 bài chia sẻ rất tâm huyết của bạn Trang Pucca về hành trình bạn ấy tìm việc xịn ở government. Mấy tháng trước đó, mình cũng vừa nhận được một vị trí tốt ở government, và được truyền cảm hứng từ bài của bạn Trang, mình có comment sẽ viết một bài chia sẻ kinh nghiệm của mình. Nhưng sau đó mình … lười quá nên … lơ luôn, sorry nếu bạn nào có lỡ hóng nhé.

 

Gần đây, nhiều bạn contact mình để hỏi kinh nghiệm, nhờ xem CV, … Rồi tin nhắn, điện thoại, gặp mặt các kiểu, … mình thấy cũng mất thời gian của mình và các bạn í, mà lại ko chia sẻ hết ý; nên mình cố vượt lười, tập trung viết một bài chia sẻ dưới đây cho bạn nào quan tâm đến việc tìm công việc tốt ở government nhé.

Trước khi đọc bài của mình, mình highly recommend các bạn đọc lại bài của bạn Trang. Bạn ấy chia sẻ rất kỹ càng, chân thành các tips mà thật sự là mình cũng ko hề biết luôn. Bài viết cũng cho thấy nỗ lực, công sức và thời gian mà bạn Trang đã nghiêm túc đầu tư để tìm được một việc tốt ở government. Đây là tinh thần mà các bạn cần phải chuẩn bị khi muốn tìm việc tốt ở public sector.

 

Kinh nghiệm của mình được chia sẻ dựa trên cả hành trình tìm việc và sau đó là tham gia một số hội đồng tuyển dụng (recruitment panel) trong government để tuyển người cho team mình. Bài viết ko có ý định phản biện ý nào của bạn Trang, mình chỉ cung cấp 1 góc nhìn khác cho vài ý nhỏ của Trang, mà theo mình chưa hợp lý lắm, trên góc độ của cả người đi tìm việc và người tuyển dụng.

 

Mục lục

Phần 1:

1. Background của mình => “ủn mông” cho các bạn nhập cư ở tuổi “lỡ thì”
2. Môi trường làm việc trong government và các key benefits => mục tiêu cho các mẹ bỉm
3. Những lưu ý quan trọng trước khi bắt đầu
4. Kinh nghiệm chuẩn bị CV

Phần 2:

5. Kinh nghiệm phỏng vấn
6. Kinh nghiệm deal lương
7. Nguồn tìm việc
8. Vài lưu ý chung về văn hoá làm việc ở môi trường government

 

Phần 1:

1. Background của mình “ủn mông” cho các bạn nhập cư vào Úc ở tuổi “lỡ thì”.

• Mình không học ở Úc (mình tốt nghiệp sau đại học ngành Computer Science tại AIT – Thái Lan).
• Mình không có chứng chỉ ngắn hạn nào tốt nghiệp tại Úc vào thời điểm xin việc.
• Mình cũng không có kinh nghiệm làm việc ở lĩnh vực công tại Úc. Tuy nhiên, mình có kinh nghiệm hơn 10 năm quản lý ở các doanh nghiệp tại VN và Úc.
• Mình bắt đầu công việc này khi ở tuổi “chả lo gì” (chỉ lo già) trên 40t, nên chắc chắn cơ hội và khả năng “tái hoà nhập cộng đồng”, cũng như được công nhận trong “professional business circle” là rất kém.

Tuy nhiên, mình may mắn nhận được vị trí Senior Manager của Bộ Thống đốc và Nội các (Department of Premier and Cabinet), bang Victoria. Mình cũng vừa nhận được 2 offer cho các vị trí Quản lý cấp cao ở chính quyền liên bang. Mình chia sẻ những điều này để minh chứng 1 điều rằng cách bạn làm CV để leverage được các kinh nghiệm trong quá khứ và cách bạn thể hiện bản thân mình (“bán thân” ) trong buổi phỏng vấn sẽ quyết định rất nhiều về việc bạn có phải là “kẻ được chọn” hay không, chứ không chỉ dựa vào bằng cấp hay kinh nghiệm làm việc ở Úc. Mình đặc biệt nhấn mạnh điều này với mong muốn truyền thêm động lực và niềm tin cho những bạn đã “quá lứa lỡ thì” khi đến Úc như mình.

 

Mình biết rất nhiều bạn, khi ở VN hoặc các nước khác ngoài Úc, các bạn đều là những người tài giỏi, có kiến thức, kỹ năng, và là những nhà quản lý có kinh nghiệm; nhưng khi đến Úc, vì rào cản về ngôn ngữ, văn hoá, tuổi tác… mà đành từ bỏ môi trường chuyên nghiệp của mình. Có nhiều bạn nhắn tin chia sẻ với mình, bạn đã có gần 15 năm kinh nghiệm làm quản lý ở các công ty tại Việt Nam, nhưng khi sang Úc không tìm được việc và phải chấp nhận đi phụ việc ở nhà hàng. Hoặc có bạn đã có 8 năm làm leader của một công ty lớn mà mình biết, nhưng khi qua đây phải đi giao hàng cho các tiệm tạp hoá mấy năm nay. Mình chia sẻ case của mình, chỉ mong các bạn không nản chí, vẫn tiếp tục cố gắng tìm việc professional thay vì từ bỏ và chọn một công việc tay chân nào đó.

 

2. Môi trường làm việc trong government và các key benefits

Nếu bạn nào đặt mục tiêu cuộc sống là work – life balance và dành nhiều thời gian để đồng hành cùng con như mình, thì mình rất highly recommend các bạn cố gắng tìm việc ở public sector.

• Work-life balance: Mình từng là người làm việc với cường độ cao và đã từng đầu tắt mặt tối ở private sector, nên mình chân thành nói rằng workload trong public sector chỉ bằng khoảng 50% so với private sector thôi. Chưa kể trong lĩnh vực công có rất nhiều chính sách, luật lệ để đảm bảo môi trường làm việc công bằng. Vì vậy, rất khó để bạn bị bắt nạt bởi đồng nghiệp hay manager, và cũng rất khó ai làm cho bạn bị stress.
• Work from home: như team mình khuyến khích mọi người đến văn phòng một tuần một hoặc hai lần. Hoặc có những team thậm chí chỉ gặp nhau offline một lần trong một tháng.
• Flexible time: Điều này rất quan trọng đối với những bạn là mẹ bỉm, vì các bạn sẽ dễ dàng sắp xếp thời gian đưa đón con. Ví dụ, mình thỏa thuận là 9h30 mình mới bắt đầu làm việc sau khi đã đưa con đến trường. Đến 3h chiều, mình sẽ đi đón con và sắp xếp thời gian để làm bù vào lúc thích hợp, miễn là hoàn thành nhiệm vụ.
• Secure job: dù tình hình kinh tế có lên xuống ra sao, bạn cũng ít phải lo lắng về việc bị sa thải (playoff), nhất là khi bạn giữ permanent role. Khi cơ quan bạn muốn cho bạn nghỉ việc (redundancy), họ sẽ phải đền bù cho bạn một khoản không nhỏ. Chẳng hạn, mình có 1 anh bạn làm ở Bộ Giao thông, đã rất … vui mừng “được” redundancy vì ảnh nhận được khoản tiền đền bù + long service pay hơn 12 tháng lương (ảnh có một cục to đùng đầu tư chứng khoán ), rồi tìm việc mới ở cấp federal; vì điều kiện khi “được” redundancy là ko làm việc ở cấp bang trong vòng 18 tháng.
• Hàng năm, mỗi nhân viên đều có fund để bạn tham gia các khóa học. Nếu bạn đang làm việc public sector, thì đừng quên check về fund này với người quản lý của bạn nhé.
• Về lương, ngoại trừ những vị trí đặc thù như luật sư hay kiến trúc sư, thì mình thấy lương ở government rất cạnh tranh, thậm chí có thể cao hơn từ 10 đến 30% so với vị trí và workload tương đương ở private sector. Mình lấy ví dụ ở bang VIC, mức VPS1, range thấp nhất là 52k, nhưng ít ai vào VPS thấp như vậy, thường họ vào VPS 3, tầm 75k đến 90k. Mức manager có thể nhận được từ 135k – 180k cho đến 240k. Director của 1 division lương từ 250k cho đến 400k. Head của Department lương có thể từ 600k đến 800k luôn .

Chính vì vậy mà Tây, Ta, Tàu, Ấn gì, người ta đều nỗ lực để tìm việc trong public sector và tìm việc ở khối government là rất cạnh tranh. Dĩ nhiên, cũng có những yếu điểm khi làm việc ở lãnh vực công, nhưng ko nằm trong mục tiêu “ủn mông” tìm việc nên mình khỏi viết ở đây nha.

 

3. Những lưu ý quan trọng trước khi bắt đầu

Không để mình “rẻ” trong mắt nhà tuyển dụng: nếu bạn có đọc bài của bạn Trang thì bạn sẽ thấy nhiệt huyết và nỗ lực tìm việc của bạn ấy rất lớn (như thế là tốt), bạn ấy dán thông tin mình khắp nơi và ko ngại cả bang TAS biết bạn ấy đang đi tìm việc. Tuy nhiên, mình vẫn thấy các bạn nên cẩn thận với điều này, vì nếu bạn thể hiện mình quá desperate trong bất cứ chuyện gì, “đối phương” – nhà tuyển dụng có thể e dè hoặc đánh giá thấp bạn.

 

Theo mình, tìm việc trong government phải theo chiến thuật:”KHÔNG ĐÁNH RỘNG, CHỈ ĐÁNH SÂU”

Nghĩa là mình tin nếu bạn cứ cố rải CV đi khắp mọi nơi như khi tìm việc ở private sector, thì chiến thuật đó áp dụng trong public sector, khả năng bạn land vào được 1 vị trí (nhất là vị trí xịn) gần như bằng 0. Vì hồ sơ tuyển dụng ở government, ngoài CV và CL – Cover Letter (có nơi ko đòi CL) thì quan trọng nhất là phải có KSC (Key Selection Criteria), tức là họ đưa ra các tiêu chí để họ tìm một ứng viên phù hợp, và bạn phải response cho KSC này. Thường ở cấp federal sẽ đòi hỏi nhẹ nhàng hơn, KSC có thể chỉ cần 1 trang hay 800 từ, nhưng ở cấp bang, như bang VIC, response cái KSC của họ là đuối lắm luôn. Để response một KSC đàng hoàng, nó giống như bạn làm 1 bài luận nhỏ, mất của bạn 1-2 ngày không chừng (mình sẽ đề cập các tips ở phần VIẾT KSC), nên bạn sẽ ko có sức đâu mà apply nhiều vị trí. Còn nếu bạn cứ rải CV hú hoạ, thì trong vài trăm hồ sơ (hôm trước trong 1 hội thảo, có mấy bạn bảo 1 vị trí giờ có đến 700 hồ sơ nộp, nhưng mình nghĩ ko đến mức như vậy; vị trí mình vừa được offer ở federal level, họ báo chỉ 240 hồ sơ, song điều đó cũng cho bạn thấy rằng tỷ lệ chọi rất cao) thì ko lý do gì mà họ liếc vào hồ sơ của bạn nếu họ thấy yêu cầu hồ sơ ko thoả.

 

Các vị trí trong Public sector đều có thang bậc lương rất là rõ ràng.

Ví dụ, ở bang Victoria, thang lương là VPS – Victoria Public Sector (cấp Federal thì là APS – Australia Public Sector), vị trí nhân viên sẽ từ VPS1 cho đến VPS4. Lên các vị trí quản lý sẽ từ VPS5 cho đến VPS7. Trong mỗi cái VPS đấy lại có những level 1, 2, 3. Do đó, kinh nghiệm của mình dành cho những anh chị đã có quá trình làm việc lâu dài ở Việt Nam hoặc ở private sector rồi, thì khi nhảy vào public sector, các anh chị đừng nhảy vào các vị trí quá thấp, thời gian để leo lên hết cấp bậc đó sẽ rất lâu. Chính vì vậy, cứ mạnh dạn chọn các ví trí tương đương/thấp hơn kinh nghiệm của mình 1 bậc, rồi leverage các kinh nghiệm của mình trong CV và chứng minh mình qua phỏng vấn và công việc sau này; thay vì ko tự tin nên apply vào vị trí quá thấp.

 

Trước khi nộp hồ sơ, bạn nên gọi điện thoại cho người phụ trách tuyển dụng và kiểm tra xem vị trí đó có ai đang acting ko. Nếu như trong nội bộ có người đang acting, thì gần như việc đăng tuyển là cho đúng thủ tục thôi, với mình thì mình sẽ ko mất tâm sức chuẩn bị hồ sơ cho vị trí này; mặc dù nhiều bộ ngành có thể thiếu người nên tạm có người acting để tuyển mới.Ngoại trừ làm việc ở cấp federal, đòi hỏi cần có citizenship, công việc ở cấp bang và local government chỉ cần bạn có visa phù hợp với thời gian của contract. Chẳng hạn, bạn chỉ làm contractor trong 12 tháng, thì chỉ cần legal visa trong thời gian đó.Cứ mạnh dạn nộp ở vị trí contractor trước, thường các công việc ở government không bắt đầu bằng vị trí permanent đâu. Khi bạn có thời gian làm việc đủ ổn với họ rồi, hoàn thành hợp đồng, họ mới cân nhắc vị trí đấy thành permanent (vì đuổi staff khó lắm ).

 

Nếu bạn muốn làm ở lãnh vực defence – bộ quốc phòng thì clearance là tương đối khó và mất thời gian, nên phải build clearance history. Bạn mình, dân local, đã làm thư ký bộ trưởng ở state level hơn 10 năm, mà khi làm clearance ở federal vẫn mất 11 tháng mới land vào được job. Dân nhập cư như chúng ta, vào các vị trị nhạy cảm đến an ninh quốc gia là hơi khó ở thời điểm này. Cách build clearance dễ hơn là làm contractor cho những công ty có hợp đồng với bộ quốc phòng trước, họ sẽ giúp mình làm clearance. Rồi từ clearance ấy, bạn sẽ apply trực tiếp công việc với các bộ sau. Rất ngạc nhiên là lương ở cấp bang (như bang Vic) cao hơn ở cấp liên bang, nếu xét về trình độ và workload tương đương.

 

Việc làm ở cấp bang và liên bang sẽ cạnh tranh hơn, nên bạn đừng bỏ qua các cơ hội khởi đầu ở cấp local government, rồi build career path từ từ. Lương ở cấp local government vẫn rất cạnh tranh vì vẫn nằm trong rank của public sector (cái này mình nghe thôi, chứ ko có kinh nghiệm). Nên tham gia các công việc volunteer, nó sẽ làm CV của bạn đẹp hơn, nhất là khi bạn chưa có kinh nghiệm làm việc ở Úc. Nó cũng giúp bạn làm quen với culture, mindset, … tốt cho công việc sau này. Như trường hợp của mình, mình đến Úc khi tuổi trên 35, ở tuổi bọn mình, khả năng hoà nhập cộng đồng và làm việc được trong professionals là rất khó, nên mình đã ko hề có ý định đi làm ở đâu nữa. Nhưng “rảnh rỗi sinh nông nổi”, mình apply … đi học và may mắn nhận được cái học bổng Activate Citizenship Leadership của VEC – Victoria Election Commissional. Sau khoá học, mình được chọn làm Democracy Ambassador, giúp promote các giá trị của tự do, dân chủ đến các cộng đồng nhập cư khác. Mình thích vai trò này và tham gia 1 số hoạt động của họ. Từ công việc này, mình thích môi trường public sector nên đã bắt đầu tìm việc. Có thể nói, công việc volunteer này ko đem lại cho mình vị trí hiện tại, nhưng nó là cột mốc quan trọng giúp mình thay đổi mindset và tự tin vào khả năng “tái hoà nhập” trong public sector.

 

4. Kinh nghiệm làm CV

Vòng scan CV là vòng quan trọng nhất, vì vài trăm ứng viên, chỉ chọn ra khoảng 5-10 người để gọi phỏng vấn (chứ sức của hội đồng tuyển dụng có hạn nên họ ko gọi nhiều hơn đâu). Phần này mình viết trên kinh nghiệm cá nhân mình, có thể ko đúng với một số người.

4.1 Kinh nghiệm viết CV

Mới mỗi ví trí tuyển dụng, bạn nên tạo 1 thư mục riêng, lưu trữ đầy đủ Job description và bộ CV tương ứng của mình, gồm CV, Cover Letter và KSC. Bẵng đi 1 thời gian, nếu được gọi phỏng vấn, nó sẽ giúp bạn tham khảo nhanh lại để chuẩn bị và trả lời nhất quán với những gì mà bạn đã respond. Bạn phải đọc job description cho thật kỹ, gạch ra những keywords mà người ta hỏi, và phải hiệu chỉnh CV của mình có các keywords này. Cái này còn phòng trường hợp những tổ chức có dùng phần mềm lọc, thì sẽ lọc được CV của mình vì có keywords phù hợp. CV mình tách rõ các phần: Highlights về bản thân, Education and Certificate, Skills and Competence (phần này nhớ nhét các keywords vào), Major Achievement, Working History. Phần nào bạn thấy mình mạnh thì nên đề cập trước và tìm cách highlights nó, vì nhiều khi, nhà tuyển dụng chỉ dành vài giây để scan 1 hồ sơ và chỉ dừng lại ở 1 hồ sơ thú vị.

 

Working Experience

Đừng tham lam liệt kê quá nhiều các công việc bạn làm trong thời gian ngắn, vì như vậy sẽ làm xấu CV và cho thấy sự không cam kết của bạn hoặc khả năng bạn nhảy việc/ko trụ được 1 việc là rất cao. Nếu bạn ngại rằng trong những năm gần đây, bạn ko đi làm/làm công việc ko phù hợp chuyên ngành, CV bị gap 1 khoảng lớn nên phải đưa việc đó vào CV, thì hãy giải thích lý do ở trong Cover Letter. Chẳng hạn, mình đọc CV của một bạn từng có 10 năm làm manager cho công ty Samsung, nhưng CV lại để là bạn 2 năm gần đây làm việc ở warehouse của Amazon. Khi mình quyết định chọn bạn phỏng vấn, mình đã phải defend trước hội đồng tuyển dụng, vì các thành viên còn lại thấy “lấn cấn” với kinh nghiệm gần nhất của bạn ấy. Mình đã giải bày từ “tâm tư của một người nhập cư” việc land được vào first job ở Australia là rất rất khó khăn, nên chắc vì vấn đề cơm áo mà bạn ấy phải làm công việc trái ngành; nhưng với skills và kinh nghiệm này, mình tin bạn ấy phù hợp cho công việc. Kể ra đây để mình lưu ý rằng, nếu các bạn chủ động “giãi bày” như thế trong cover letter, đồng thời khẳng định là bạn vẫn tiếp tục update kiến thức chuyên môn và ko ngừng tìm kiếm cơ hội quay lại với professional job, thì có phải là bạn đã “cá nhân hoá” được cái cover letter hình thức khô khan, và có thể tìm kiếm được sự đồng thuận của người tuyển dụng, phải ko?

 

Working History:

Nếu bạn chưa có kinh nghiệm làm việc tại Úc, thì bạn nên mô tả và leverage kinh nghiệm đã có ở VN/ở nước khác trong ngữ cảnh, môi trường quốc tế (chẳng hạn, công ty nước ngoài tại VN, các dự án làm cho khách hàng nước ngoài, làm việc với team nước ngoài, …), giúp người ta cảm thấy rằng những kiến thức và kinh nghiệm đó hoàn toàn sử dụng được trong môi trường làm việc tại Úc.

 

Đây là quan điểm riêng của mình ha, nếu bạn có một cái “mặt tiền” đẹp đẹp thì nên để hình của bạn vào trong CV. Bởi vì kinh nghiệm của mình, sau khi scan vài trăm hồ sơ, hội đồng tuyển dụng ngồi lại với nhau để thảo luận, nhiều khi cũng lẫn lộn giữa hồ sơ nọ với hồ sơ kia, các CV có hình (nhất là hình đẹp), nó gợi nhớ mình rất nhanh . Nên design CV chuyên nghiệp, thay vì chỉ plain text. Mình design cái của mình hơi giông giống Linkedin profile, nhưng đừng nhét hoa lá cành bay bướm trong đó, và đừng design bằng file thiết kế (như Canva), mà nên là file word xuất ra PDF để hệ thống lọc còn đọc được. CV, CL và KSC nên thống nhất 1 font chữ thôi nha. Nên có khoảng cách 1 dòng giữa các paragraph cho dễ đọc.

CV chỉ nên 2 trang.

 

4.2 Kinh nghiệm viết KSC

Sau khi scan CV, thấy thú vị thì thứ người ta đọc tiếp theo là KSC. Với mình, KSC là thứ quan trọng nhất trong hồ sơ tuyển dụng. Chuẩn bị kỹ càng KSC ko những giúp bạn có cơ hội vào vòng phỏng vấn mà nó còn giúp ích rất nhiều cho việc phỏng vấn sau này; bởi vì mình tin rằng, từ lúc scan hồ sơ đến lúc phỏng vấn, các câu hỏi đều xoay quanh các tiêu chí tuyển dụng (KSC) để đảm bảo chọn được ứng viên phù hợp. Nắm vững KSC như bạn đi thi biết trước 1 phần đề thi .

Người ta gợi ý là respond KSC theo cấu trúc STAR (Situation, Task, Action, Result), qua đó thể hiện được tiêu chí mà họ tìm kiếm.

• S – SITUATION: bạn phải đưa ra được tình huống mà bạn gặp.
• T – TASK: nhiệm vụ/công việc của bạn trong tình huống đó.
• A – ACTION: bạn đã tiến hành nó như thế nào.
• R – RESULT: kết quả ra sao.
• KSC thường tối đa 3 trang.
• Ví dụ, khi họ hỏi mình về resilient leadership, mình đưa ra SITUATION là quản trị công ty mình trong thời điểm COVID-19, với các thách thức là Quản trị hình thức làm việc mới (Work from home), làm sao để đảm bảo được Staff Performance và đưa ra được các Key Deliverables để satisfy khách hàng; đồng thời motivate staff trong thời điểm nhạy cảm, dễ tổn thương. ACTION là mình triển khai các biện pháp quản trị như thế nào. RESULT là sau experience 6 tháng, công ty đã hoàn toàn WFH. Vượt qua tình huống khó khăn ấy demonstrate cho tính resilient leadership của mình.

KSC thường tối đa 3 trang.

 

4.3 Kinh nghiệm viết Cover Letter

Sau CV và KSC, thứ chốt lại trong người tuyển dụng là Cover Letter.

Mình thường mở đầu ngắn gọn về lý do mình apply vị trí này, đồng thời lồng vào đó là vision/mission, hoặc dự án hay kế hoạch nào đó của tổ chức đó mà bạn cảm thấy inspired. Người đọc sẽ thấy bạn có tìm hiểu và hiểu biết nhất định về họ, cũng như thể hiện bạn rất nghiêm túc trong việc nộp hồ sơ tuyển dụng này. Nên cover lại những đặc điểm của cá nhân bạn và những thành tựu mà bạn đạt được. Như mình có nói ở trên, CL là cơ hội để bạn “giãi bày” các tình huống cá nhân, nhất là CV có gì “lấn cấn”. Đấy là một cách bạn “cá nhân hóa” cover letter, cũng như tìm kiếm được sự đồng thuận, sự cảm kích từ nhà tuyển dụng.

Cover Letter chỉ nên 1 trang. 

 

Cũng dài tương đối rồi. Mình dừng lại và hẹn các bạn phần 2 sau nhé. Good luck mọi người.