The Experiences of Working in the Australian Government (P2.)
Mục lục
- Background của mình “ủn mông” cho các bạn nhập cư ở tuổi “lỡ thì”
- Môi trường làm việc trong government và các key benefits (mục tiêu cho các mẹ bỉm)
- Những lưu ý quan trọng trước khi bắt đầu
- Kinh nghiệm chuẩn bị CV
Phần 2:
- Kinh nghiệm phỏng vấn
- Kinh nghiệm deal lương
- Nguồn tìm việc
- Vài lưu ý chung về văn hoá làm việc ở môi trường government
Phần 2
5. Kinh nghiệm phỏng vấn
Nếu bạn được gọi vào vòng phỏng vấn rồi thì xin chúc mừng bạn – bạn đã vượt qua hàng trăm ứng viên để trở thành 1 trong tối đa 10 ứng viên xuất sắc nhất. Chỉ khi tuyển người sẵn cho pool thì người ta mới gọi phỏng vấn từ 10 đến 20 ứng viên, còn bình thường một recruitment panel chỉ gọi từ 5 đến 10 ứng viên thôi, trong đó có 5 ứng viên chính và 5 ứng viên backup. Khi ứng viên chính bị fail thì người ta mới gọi đến ứng viên backup. Vì đã nằm trong top 10 xuất sắc nhất nên việc đầu tiên là bạn phải TỰ TIN, TỰ TIN và TỰ TIN. Đúng vậy, thay vì trước đây đấu với vài trăm người, bây giờ bạn chỉ đấu với 5-10 người, mà ai cũng sàng sàng kỹ năng, trình độ như bạn, do đó yếu tố giúp bạn chiến thắng chính là PHONG THÁI – SỰ TỰ TIN.
Mình nhớ khi mình ứng tuyển vào Department of Premier and Cabinet, vì đây được đồn là bộ “chiến lược” nhất, nên mình ko nghĩ là mình đậu vào được, thôi cứ đi phỏng vấn cho có kinh nghiệm. Thế là mình rất thoải mái, tự tin bước vào buổi phỏng vấn; và kết quả là mình … đậu. Trong khi ở một bộ Phản ứng khẩn cấp – Emergency Management Victoria, vị trí mình ứng tuyển matching hoàn toàn với khả năng của mình (thậm chí nó còn hơi bị dưới tầm của mình một tý vì mình có trên 5 năm kinh nghiệm thực chiến trong lĩnh vực các dịch vụ cảnh báo khẩn cấp – Emergency Services luôn), nhưng vì quá hồi hộp và kỳ vọng nên mình ko giữ được độ chững và … rớt cái bịch. Vì vậy, xin nhắc lại lần nữa BÌNH TĨNH, TỰ TIN và TỰ TIN nha các bạn.
Thời gian cho phỏng vấn thường từ 30 phút đến 1 tiếng tuỳ hội đồng. Nếu họ chỉ phỏng vấn bạn tầm 15 phút, thì có nghĩa là họ không cảm thấy hứng thú với bạn. Nếu họ dành cho bạn nhiều hơn thời gian được ấn định, thì chúc mừng, bạn là ứng viên mà họ cảm thấy thú vị đấy. Mình để ý thấy những buổi phỏng vấn mà mình lọt được vào vòng sau, thì hội đồng tuyển dụng thường “quay” mình từ 1 tiếng rưỡi thậm chí đến gần 2 tiếng luôn . Vì nó diễn ra dài như thế nên bạn nhớ thỉnh thoảng nhấp ngụm nước, tìm khoảng nghỉ cho não vài chục giây để điều chỉnh lại phong thái, nhịp độ nha, đừng để bị cuốn theo quá mà bị rối á.
Thường một hội đồng tuyển dụng sẽ có ba người. Các câu hỏi thường được định trước, có barem điểm và xác định ai sẽ hỏi câu nào. Thành viên hội đồng có thể hỏi thêm những câu hỏi bên ngoài nếu họ cảm thấy bạn thú vị, hoặc họ muốn làm rõ thêm những điều bạn vừa trả lời, các câu này ko có điểm, nó chỉ bổ trợ cho câu hỏi chính thôi. Mình thấy hội đồng tuyển dụng làm việc rất công bằng và minh bạch. Mỗi câu trả lời của bạn đều được từng thành viên note lại, chấm điểm. Sau buổi phỏng vấn, các thành viên sẽ cùng ngồi lại để phân tích kỹ từng câu trả lời của ứng viên, và công bố điểm số mà từng người đã chấm. Nếu có bất kỳ sự chênh lệch điểm nào giữa các thành viên, người chấm điểm khác biệt phải đưa ra lý do thuyết phục được hội đồng. Điểm cuối cùng sẽ được cộng lại để xác định ứng viên nào có tổng điểm cao nhất và tiến vào vòng tiếp theo. Điểm số giữa các ứng viên thường rất sát sao, có khi chỉ chênh lệch 0.25 điểm. Chính vì thế, việc bạn tạo ấn tượng tốt và đạt điểm tối đa ở một câu hỏi nào đó cũng có thể mang lại lợi thế giúp bạn vượt qua các ứng viên khác.
Vậy, chúng ta cần chuẩn bị những câu hỏi nào cho buổi phỏng vấn?
Thường, một câu hỏi “tủ” mà mình đánh giá là khoảng 80% hội đồng tuyển dụng sẽ hỏi là “giới thiệu về bản thân bạn và lý do tại sao bạn lựa chọn nộp hồ sơ vào cơ quan của chúng tôi”. Cũng có những hội đồng họ yêu cầu bạn không giới thiệu về bạn nữa vì họ đã biết bạn qua CV rồi – trong trường hợp này thì bạn đành chịu. Nhưng nếu như hội đồng họ đặt câu hỏi luôn mà không đề cập đến chuyện bạn có được giới thiệu về bản thân không, thì bạn cứ xin họ 2 phút để giới thiệu về bản thân mình (hổng lẽ họ … không cho). Đây là 2 phút “bán hàng – bán thân” đỉnh cao đấy bạn. Nó sẽ dẫn dắt cảm xúc ban đầu của hội đồng tuyển dụng, họ sẽ cảm thấy “wow” về bạn, đánh giá cao về bạn; hay là đánh giá thấp về bạn là nhờ rất nhiều vào 2 phút chinh phục đầu tiên này. Như vậy, bạn luôn phải chuẩn bị 2 phút giới thiệu về bản thân cho thật chất lượng, để chiếm số điểm tối đa nếu gặp câu hỏi này.
Để trả lời cho câu hỏi “tại sao bạn lại quyết định nộp hồ sơ vào cơ quan của chúng tôi” thì bạn phải tìm hiểu tổ chức đó trước, nắm rõ vision, mission, một dự án hay một kế hoạch nào đó mà họ đang thực hiện và muốn tuyển dụng bạn. Rồi bạn phải đưa ra được lý do thuyết phục về việc bạn muốn apply vào vị trí ấy. Nhớ là đừng có bịa hay nói hoa mỹ quá nha, dễ lòi cái “xạo” lắm . Tốt nhất là hãy nói một cách chân thành thì bạn hoàn toàn chinh phục được hội đồng tuyển dụng, và đạt được điểm tối đa cho câu hỏi này.
Để chuẩn bị các câu hỏi chuyên môn khác, bạn hãy xem kỹ lại job description và KSC. Như mình đã nói ở phần 1, mình tin rằng, từ lúc scan hồ sơ đến lúc phỏng vấn, các câu hỏi đều xoay quanh các tiêu chí tuyển dụng (KSC) để đảm bảo chọn được ứng viên phù hợp. Do đó, cần dựa vào KSC mà bạn respond trước đây và nắm vững lại cấu trúc STAR mà mình đã đề cập ở phần 1 để trả lời các câu hỏi.
Nói thiệt, so với 2 năm trước đây khi mình đi xin việc, thì mình thấy bây giờ, việc chuẩn bị cho phỏng vấn dễ dàng hơn nhiều, với sự trợ giúp của AI. Lần chuẩn bị cho 2 vị trí ở federal government, mình đã tận dụng AI như sau:
– Bạn có thể load vào AI toàn bộ job description và nhờ AI gợi ý ra tất cả những câu hỏi mà hội đồng tuyển dụng có thể hỏi.
– Với từng câu hỏi, bạn lại nhờ AI gợi ý cho cách trả lời. Dĩ nhiên, AI chỉ đưa ra được một cái sườn chung và những keywords quan trọng, còn bạn phải “cá nhân hóa” lại câu trả lời, đưa vào đó câu chuyện/tình huống của chính mình, cách xử lý vấn đề của mình. Hãy nhớ cấu trúc STAR và chính bạn demonstrate kỹ năng và kinh nghiệm của bạn, chứ ko phải con AI nhé.
– Tiếp theo, nếu bạn dùng ChatGPT app thì nó có luôn cả công cụ để bạn nói trực tiếp với AI (cái này mình mới biết ), giống như bạn đang trả lời phỏng vấn thật vậy. Bạn hãy luyện tập cùng với AI, nhờ nó nghe và chỉ cho bạn những phát âm nào sai, qua đó giúp cho bạn luyện giọng, luyện phản xạ luôn.
– Nhờ sự luyện tập này nên khi ra trước hội đồng, ngay cả khi gặp những câu hỏi không giống hoàn toàn với những gì bạn đã chuẩn bị, thì bạn cũng có trong đầu mình rất nhiều keywords, rất nhiều tình huống và câu trả lời để có thể ứng biến trong buổi phỏng vấn.
Khi không hiểu một câu hỏi nào đó, bạn hãy confirm lại, tránh trường hợp “người ta hỏi gà mà bạn lại trả lời vịt”. Đừng sợ rằng là người ta sẽ đánh giá tiếng Anh của bạn kém. Việc bạn confirm lại vừa giúp cho bạn nắm được câu hỏi một cách chính xác, vừa giúp bạn “câu giờ” một xíu với những câu hỏi khó . Nên nhớ rằng khi phỏng vấn, hội đồng tuyển dụng không chỉ là tìm người giỏi nhất, mà thực ra là tìm người phù hợp nhất cho team của mình. Mình ví dụ khi mình ngồi ở một hội đồng tuyển dụng, có một ứng viên rất giỏi, skills set và kinh nghiệm của bạn ấy vượt trên các ứng viên khác, nhưng cách bạn ấy communicate rất khó hiểu và tụi mình đã phải cân nhắc liệu bạn ấy có phù hợp với văn hóa và cách làm việc của toàn team hay không, và cuối cùng thì quyết định không chọn bạn ấy. Cho nên, bạn hãy hỏi và quan sát ai sẽ là thành viên tương lai trong team mình và cố gắng “đọc vị” họ.
Hãy tạo không khí vui tươi, tự nhiên, hơn là “không khí phỏng vấn” – người ta chỉ hỏi và bạn chỉ đáp. Chẳng hạn, mình cũng hay cảm thán “Chà! Câu hỏi này dài quá! Tui ko chắc là có nhớ hết ko”; hoặc “Câu hỏi này khó dữ đa”. Nên đặt các câu hỏi có nghĩa với hội đồng ở cuối buổi phỏng vấn. Chẳng hạn như bạn muốn biết thêm về team của bạn, văn hoá của team, cơ hội để phát triển bản thân, …
Có vẻ hơi thừa, nhưng mình cũng đề cập xíu về trang phục khi đi phỏng vấn. Môi trường government nhìn chung vẫn còn hơi “bảo thủ” nên mình nghĩ ko cần quá mạo hiểm, phá cách ko cần thiết. Do đó, mình sẽ chọn những trang phục trung tính như đen, trắng, xanh biển, trang điểm nhẹ, tạo cảm giác hòa nhã và chuyên nghiệp.
6. Kinh nghiệm deal lương
Cuối buổi phỏng vấn, bao giờ Hội đồng tuyển dụng cũng sẽ nhắc lại cho bạn về band lương cho vị trí mà bạn ứng tuyển và hỏi bạn có đồng ý với band lương đó ko? Đây không phải là lúc bạn deal lương cụ thể, họ chỉ muốn đảm bảo rằng cả hai bên điều hiểu kỳ vọng của nhau. Khác với private sector, người ta có thể offer mức lương cực kỳ cạnh tranh để “giựt” được ứng viên mà họ cho rằng xuất sắc; ở public sector, cái gì cũng phải có plan và fund được duyệt trước trong mức đó thôi, có muốn quá cũng ko được. Nếu bạn ko đồng ý với band lương đó thì tốt nhất bạn không tham gia ứng tuyển ngay từ đầu.
Sau khi vượt qua được các vòng phỏng vấn cần thiết (tùy hội đồng tuyển dụng mà họ có thể là từ 3 cho đến 5 vòng), thì bạn sẽ cần phải cung cấp 2 reference checks. Nếu cũng pass qua giai đoạn reference checks, thì họ sẽ deal lương với bạn. Đến giai đoạn này thì gần như 99% bạn được nhận rồi, nên mình đưa vài lưu ý nhỏ để bạn có được mức lương cạnh tranh nhất.
Về mặt nguyên tắc, bạn sẽ luôn được offer ở band dưới của mức lương. Nếu bạn là sinh viên mới ra trường, đây là công việc đầu tiên của bạn, và bạn không có mức lương trong quá khứ để làm cơ sở reference, thì gần như bạn phải accept mức lương thấp nhất ở trong band.
Nếu bạn là người đã có kinh nghiệm làm việc, thì đề nghị xem xét mức lương ở band giữa vẫn là an toàn vì bạn đưa ra được một số dẫn chứng để bargain, ví dụ kinh nghiệm mà bạn có được ở trong private sector, hoặc mức lương bạn kỳ vọng tốt hơn một chút so với mức lương hiện tại, hoặc các bằng cấp chứng chỉ mà bạn vừa đạt được trong thời gian gần đây, .
Bạn vẫn có thể đề nghị mức lương ở top band hoặc thậm chí là cao hơn top band nếu như bạn đưa ra được bằng chứng (như payslip) chứng minh rằng công việc hiện tại của bạn có mức lương cao hơn top band đề nghị. Trong trường hợp này, Hội đồng tuyển dụng bắt buộc phải trao đổi lại với bộ phận HR để xem xét rằng họ có thể process bạn với mức lương cao hơn top band đã được duyệt hay không. Bạn cũng cần cân nhắc để chắc rằng vị trí của bạn là đặc biệt, khó tuyển được người phù hợp và bạn là lựa chọn tốt nhất nhé.
7. Nguồn tìm việc
Theo nguyên tắc, bất kỳ các vị trí tuyển dụng nào cũng phải đăng ở trang tuyển dụng nội bộ 2 tuần trước khi công bố tuyển dụng ra bên ngoài. Đây là một ưu tiên cho nhân viên trong government có cơ hội tìm được việc làm hoặc acting, chuyển đổi qua những department khác nhau. Do đó, nếu bạn là nhân viên của government thì đừng quên đăng ký làm member của những trang tuyển dụng nội bộ nhé. Sau thời gian acting, bạn vẫn hoàn toàn được quay lại bộ ngành chính của mình. Điều này giúp cho các bạn có thể phát triển thêm network, thêm kiến thức và kinh nghiệm của mình trong những department khác nhau.
Tuy nhiên, với các vị trí cần tuyển dụng gấp hoặc đã qua vòng tuyển dụng nội bộ trước đó mà không tìm ra người, thì Hội đồng tuyển dụng có thể yêu cầu đăng tuyển đồng thời ở cả trang web nội bộ và trang web bên ngoài. Mình thấy những trang tuyển dụng như Seek hoặc Indeed không có hết tất cả các tin tuyển dụng trong government đâu. Mình thường theo dõi các trang đăng tuyển dụng chính thức của government. Đối với công việc ở federal level thì mình hay theo dõi trang APS: https://www.apsjobs.gov.au/s/career-pathways-home…. Mỗi bang đều có trang tuyển dụng riêng để đăng tin tuyển dụng của bang mình. Vì mình ở bang VIC nên mình chỉ theo dõi thêm trang VPS: https://careers.vic.gov.au/jobs
Bạn Anne Hà cũng cung cấp thông tin cho “bạn nào mới tốt nghiệp (khoá Bachelor, Master, PhD gì đều được, không giới hạn độ tuổi) 2 năm đổ lại thì có thể thử sức với State/ Federal Government Graduate Program nha. Graduate Program 1 năm được thiết kế bài bản để đào tạo nhân sự cho chính phủ, được rotation 3 lần ở 3 Department khác nhau (mỗi lần 4 tháng), được mentor bởi Secretary hoặc Executive Director của 1 Department, được tham gia hơn 10 training về tất cả các kĩ năng cần thiết trong chính phủ. Quan trọng là sau khi có mác làm government graduate program xin việc ở đâu cũng dễ hơn”.
Ở Vic còn có một chương trình nữa tên là DigitalJob giúp các bạn muốn chuyển hướng sang ngành IT. Đây là học bổng cung cấp các khóa đào tạo trong lãnh vực IT và sau khi tốt nghiệp xong thì họ giúp các bạn cơ hội internship và việc làm. Một điều nữa mình recommend là các bạn nên tìm cơ hội ở các local government, tính cạnh tranh sẽ ít hơn, mức lương vẫn rất cạnh tranh, rồi từ đó các bạn sẽ build career path từ từ.
Cuối cùng là đừng quên các công việc volunteer. Nó giúp bạn thay đổi được mindset, build up the network, làm quen được với culture và các soft skills để chuẩn bị cho công việc của bạn sau này.
8. Văn hoá làm việc chung ở môi trường government
Bạn cũng biết là làm ở bất kỳ môi trường nào thì cũng có những vấn đề riêng của nó. Đằng này, bạn đi làm ở nước ngoài, khác biệt văn hoá là điều không thể tránh khỏi. Nhưng hãy đặt trong ngữ cảnh, nếu một người nước ngoài nào đến VN (chưa nói họ có thích hay ko), bạn có nghĩ họ có cơ hội nào trong môi trường nhà nước của nước ta không. Do đó, mình tin những cơ hội mà nước Úc mang lại cho chúng ta là quá tuyệt vời rồi. Mình thấy Úc là một nước có chính sách và môi trường rộng mở nhất cho người nhập cư so với rất rất nhiều nước trên thế giới rồi đó. Dĩ nhiên, đâu đó vẫn có những nơi white dominant, có những racist ngầm, nhưng chả nơi đâu hoàn hảo, bạn cứ “bơ đi mà sống” nếu nó ko hiển hiện lồ lộ là họ miss of conduct để bạn có thể claim với cấp trên.
Khi bạn là quản lý thì chắc chắn sẽ có nhiều challenge hơn, nhất là trong môi trường vốn white dominant, sẽ có sự cạnh tranh ngầm nào đó mà bạn phải chấp nhận. Nguyên tắc của mình là cứ đúng việc mà làm; email, họp hành, giao tiếp cứ formal trước, rồi sẽ tuỳ người, tuỳ tình huống mà informal sau. Thăng tiến trong môi trường government với những người nhập cư là ko dễ dàng, nhất là chúng ta bị hạn chế về ngôn ngữ và văn hoá. Government cũng ý thức được điều này, họ có những khoá học, những tổ chức như Women of Colour mà bạn nên tham gia, nhằm chia sẻ những challenges, build up leadership và experience để phát triển career path.
Nếu gặp mâu thuẫn với đồng nghiệp, bạn nên tránh đối đầu trực diện, mà hãy trao đổi với manager của mình. Nên tránh trao đổi “vượt cấp, giựt cấp”, ví dụ trong team mình, trên team member là các leader, nếu có khúc mắc với 1 team member nào đó, mình cũng trao đổi với leader của họ, thay vì “giựt cấp”, trao đổi thẳng với member đó luôn. Mỗi team cần có team agreement để thống nhất cách làm việc, nguyên tắc hành xử. Tạo mối quan hệ tốt với line manager thì cuộc đời sẽ luôn nở hoa , thẳng thắn chia sẻ những khó khăn, những điểm bạn ko hài lòng, nhưng cũng sẵn sàng chấp nhận thử thách khi manager giao phó, và hãy trở thành 1 backup đáng tin cậy cho manager.
Với những bạn làm quản lý, thì leadership trong văn hoá phương Tây/trong public sector khác với leadership trong văn hoá phương Đông, hoặc trong private sector: chức vụ quản lý ít có thứ bậc hơn (hierarchy), ko phải kiểu Bureaucratic leadership (quan hệ sếp – lính) mà là Servant leadership. Tức là bạn phải phụng sự, hướng dẫn, chia sẻ, dung hoà các mối quan hệ, chứ ko phải là người ở trên cao để “thét ra lửa”.
Cách influence trong public sector cũng là passive influence, chứ không phải direct influence.
Nếu bạn là người rất nhanh nhạy ở private sector, bạn sẽ cảm thấy rất frustrated vì mọi process trong government là quá chậm. Dù chậm, việc gì bạn cũng cần phải engage với người liên quan và phải include mọi người (nhiều khi thấy chả liên quan mấy cũng phải include họ, vì ko thể để ai feel left behind ). 2 từ khoá rất hot mà bạn luôn phải nhớ là Engagement và Inclusion nhé .
Các quyết định thường đưa ra thảo luận tập thể trước khi ra quyết định.
Với mình, effective communication là kỹ năng quan trọng nhất cần trau dồi. Vì team tương đối lớn, họp team bao giờ cũng sẽ có chuyện lan man trên trời dưới biển nếu mình ko sharp theo plan. Do đó, trước các buổi họp, mình luôn gửi email kèm agenda, đưa trước các câu hỏi/vấn đề cần thảo luận; dựa vào đó, ai “lan man” là có thể cắt được thẳng tay. Sau mỗi cuộc họp, mình thường gửi email để chốt lại các thảo luận, tránh các misunderstanding và confirm “next action”.
Nên confirm mọi việc qua email, nhất là với những đối tượng mà bạn cảm thấy trao đổi trực diện là khó khăn.
Biến khác biệt văn hoá thành những điều thú vị, thay vì cảm thấy khó chịu. Mình hay khai thác các khác biệt văn hoá đó thành “câu chuyện làm quà” để ice-breaker trong các cuộc họp. Chẳng hạn mình hay đùa “hỏi tuổi là điều bình thường ở văn hoá nước tao. Vì tụi tao cho nhiều đại từ nhân xưng theo các độ tuổi, nên phải hỏi tuổi để xưng hô cho phù hợp và lịch sự. Có một điều thú vị là khi tao chưa lấy ck, tao thường được hỏi là tao bao nhiêu tuổi, còn sau khi tao lấy được ck rồi, mọi người sẽ tập trung hỏi … ck tao bao nhiêu tuổi” .
Nên chuẩn bị những small talk, những câu chuyện cười, những chuyến đi thú vị, … để trao đổi với mọi người, vì bạn rất hay “va” vào nhiều người và sẽ nói với nhau những câu chuyện phiếm vô thưởng, vô phạt. Chẳng hạn, mình thích đi du lịch, nên khi mình chia sẻ chuyến đi đến Cuba xa xôi, hoặc chuyến đi lạc ở Nhật Bản, hoặc bị móc sạch túi ở Hà Lan, … mọi người đều trầm trồ thích thú.
Vì đã xác định định cư ở nước ngoài, bạn cần trang bị cho mình các kiến thức về chính trị, kinh tế, văn hoá, lịch sử, film ảnh, … của nước sở tại. Dân Úc thích thể thao, yêu footy, camping, tinh thần tình nguyện viên, … những cái này chỉ có cách đọc và tìm hiểu từ từ. Đây cũng là cách bạn trau dồi tiếng Anh và làm cho mình trở thành người thú vị. Và mình tin, những kiến thức và kỷ năng mềm này giúp bạn ở bất kỳ môi trường nào, ko chỉ ở public sector.
Túm lại, về kỹ năng mềm thì nhiều lắm, mình mới nhớ được đến đây. Mà ko có ý định viết thêm nữa đâu nha, huhu. Bạn nào có thêm câu hỏi thì cứ hỏi mình, mình ko chắc sẽ trả lời liền, hoặc trả lời được, nhưng giúp được gì cho các bạn, mình sẵn sàng.
Good luck mọi người nhé
By Thuy Nguyen – from ITPA Facebook group
